町内会会員名簿DB

~ ご案内 ~

いきなりこんな写真見てビックリしますよね。

2019年7月3日鹿児島の大雨により急傾斜地の土砂が崩壊しました。全国の報道ニュースでもご覧になった方はいるかと思います。実はコレ私の家のすぐ裏で起こった出来事であり第一通報者になった経緯があります。

幸いな事に住民の方は既に娘の家に避難していたとのことで被害者は無く一安心しました。

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そこから地域住民との協議に入り町内会長を通して今後の復旧はどうするか?急傾斜地保護はできるのか?などなど行政機関に相談したりと関わることになったのです。

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今回の事でいろいろな方のお話を聞くことで「事が起こってからでは遅い」「行政機関では把握しきれない」「地域住民の事をまとめて知る事ができるのは町内会しかない」という事がわかってきました。

地域に住む住民の危険度、避難先、一人暮らしで避難時に誰かの助けがいるなど事前にわかっておけば事が起こる前に少しでも被害が防げるのではないか?

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そんな事がいろいろ重なり「町内会会員名簿DB」を作ろうとなった次第です。

2019年7月3日

鹿児島の大雨による土砂災害発生

町内会会員名簿DB

~ 環境・ダウンロード ~

ご利用環境

「町内会会員名簿DB」はFileMaker Pro をプラットフォームとして動作するデータベースシステムです。

 

動作確認OS:Windows 10

Mac OSでも動作可能とは思われますが業務の環境上確認作業はしておりません。お試しで動作確認された方はご報告いただけると有難いです。

動作に必要なソフト:FileMaker Pro 14~18 で動作確認

FileMaker Pro Advanced  の 45 日間無料評価版でお試しできます。

FileMakerとはパソコンのソフトウェアの名前で、ジャンルとしては「データベースソフト」になります。「データベースソフト」というとMicrosoft Accessを思い浮かべる方が多そうですが臨機応変に短時間でカスタマイズ出来る事からFileMaker Pro 5 の頃から毎日使用しています。

パソコン

CPU:1 GHz 以上の 32 ビット (x86) プロセッサまたは 64 ビット (x64) プロセッサ
RAM:2 GB 以上

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会員情報のデータが増えてくると最低限4GB以上のメモリは欲しいところです。

メールソフト

Windows で電子メールアプリケーションを使用して電子メールを送信する場合、32 ビットバージョンの FileMaker Pro を使用している場合は、32 ビットの電子メールアプリケーションを使用する必要があります。64 ビットバージョンの FileMaker Pro を使用している場合は、64 ビットの電子メールアプリケーションを使用する必要があります。

プリンター

「町内会会員名簿DB」ではプリントアウトする際にはA4サイズの横向きに印刷可能なインクジェットプリンター又はレーザープリンターであればご利用できます。プリントアウト以外にもPDFファイルに書き出すこともできます。

「町内会会員名簿DB」ダウンロード

町内会会員名簿DB ダウンロード

5000件ほどのサンプルデータが入っていますので動作確認お願いいたします。動作確認後ワンクリックで初期化しデータ入力ができるようになります。

FileMaker Pro カスタムAPP:町内会会員名簿DB

matimember_db_01.zip を解凍すると下図のフォルダとファイルが入っています。「町内会会員名簿DB」ファイルをダブルクリックで開くとアカウントとパスワードが求められます。

アカウント名:「sample

パスワード:「sample

町内会会員名簿DB

~ HOME ~

町内会名簿DB設定

特に面倒な設定はありません。「町内会」の名称と背景画像の変更ができるぐらいです。町内会の行事で撮影した画像などを背景にするとわかりやすいですね。

パスワードの変更

現在ログインしているアカウント名のパスワードを変更できます。

再ログイン

サンプルからライセンス取得した時に「アカウント名」「パスワード」で権限を変更してログインできます。

全てのデータを初期化する

最初ダウンロードした直後は5000近くのサンプル会員が既に登録してあります。ある程度の動作確認をしていただき今後も使用したい場合は初期化作業をお願いいたします。登録No.1から会員情報を登録できるようになります。

ライセンス

ユーザー情報

ご利用者の所在地の情報の登録、データ入力される方の担当者情報、メールアドレスの登録ができます。ライセンス購入する際はココは必ず入力しないとライセンス購入はできません

ライセンスのご注文

アカウント名が「sample」では50名の会員登録までしかご利用できません。50名以上でご利用されたい場合はライセンス購入が必要となります。お支払方法を選択してメール送信お願いいたします。

サポート情報とマップ

ライセンス購入後のアカウント名でログインすると弊社のサポートのLINEQRコードが表示されるようになります。お友達追加で登録後メッセージで町内会名をお知らせください。メッセージの履歴が残るので管理しやすいです。

会員検索

登録した「代表者」「世帯者」を対象に会員登録No、氏名、フリガナで検索することができます。

登録No検索

「代表者」を登録すると自動的に登録Noが設定されます。

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単独:数字を入力して検索

連番:1…50 と間にドット3個入れて検索

氏名及びフリガナ検索

姓名全てではなく、「姓」、「名」だけでも検索できます。

 

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「山田」:山田が付く人がリスト表示されます。

「山*」:山〇が付く人がリスト表示されます。

「*田」:〇田が付く人がリスト表示されます。

メインメニュー

会員情報編集

会員情報の新規登録や編集できる画面に移動します。詳細説明は後ほどします。

会員リスト・統計

登録した会員のデータを元に各種対象者リスト、各種統計を表示します。

バックアップして終了

急な停電やパソコントラブル等により作業途中で電源が切れるとファイルが壊れる場合があります。そのため作業終了後に必ず自動でバックアップするようにしています。

バックアップ終了時自動作成

バックアップ終了時に設定された項目の入った最新のA4横サイズの「会員名簿」のPDFが作成されますので新しい住民のアンケート調査に印刷してご利用できます。

現在参考データで「ゴミステーション」「ハザードマップ」等の項目が入っていますが、町内会毎に変更された項目が表示されるようになります。

世帯全体に関する自由項目:6項目

世帯個別に関する自由項目:5項目

町内会会員名簿DB

~ 会員情報 ~

本来なら世帯主をメインに登録したいところですが、会員の中には世帯主であっても災害等などの緊急連絡が取りずらい場合も考えられます。「町内会名簿DB」であえて世帯の中で連絡取れやすい方を「代表者」と明記しています。これは町内会の判断で、世帯主を持ってくるか?連絡取れやすい代表者?をメインに登録するか開始前に決めていただければいいです。

簡単ボタン操作

簡単ボタン操作

「町内会会員名簿DB」では直感で操作できるように画面に設置してあるボタンをクリックすることにより各種操作できるようにしています。

会員情報の移動ができます。

会員登録の新規追加、住所のみ複製して追加、会員情報の削除 ができます。

会員情報かAND検索ができます。例として、〇〇班の中学校に避難する方を検索したい。など臨機応変に検索できます。

簡単ボタン操作

町内会により必要としている情報は異なるため自由に設定できる場所を設置しています。街中の町内会と山間部の町内会では欲しい情報が異なってきますよね。そんな時にご利用できる場所となっています。

世帯全体に関わる自由項目

世帯全員に関わる情報を設定できるように自由項目を6個まで設定できるようにしています。

左側の項目は全会員共通項目になります。右側の選択リストは世帯に合わせて、入力又はリストから選択できます。

リストに何も表示されない場合は入力で登録してください。次の会員からリスト表示されるようになれます。

世帯の個別に関わる自由項目(有・無での選択)

世帯の中の会員個別に有無で選択できる項目を5個まで設定できるようにしています。町内会の状況に合わせて変更できます。

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(スペースの関係上有無選択に限定させていただきました。)

その他の部分的説明

マップ

インターネットに接続され、登録された住所に問題なければGoogleマップが表示されます。

メモ

あまり使うことは無いとは思いますが、登録された会員との協議などのメモを残すことができます。

連絡手段を「Email」に設定すると

メールテンプレート設定とメール送信の為のボタンが表示されるようになります。

テンプレート名毎に設定できます。

検索モードにすると

検索できる項目のフィールドが黄色に変わります

検索したいキーワードを入力又は選択して検索実行してください。検索結果がリストで表示されます。

会員情報へのボタンをクリックで会員情報が表示されます。

町内会会員名簿DB

~ リスト・統計 ~

リスト、統計共にクリックするだけでリスト表示又はグラフ表示されます。

各項目リスト表示

各項目のボタンをクリックするだけで
リスト表示されます

各項目統計表示

各項目のボタンをクリックするだけで
グラフ付きの統計結果が表示

サンプルでは代表者のみしか登録してないので世帯数と世帯人数が同数時になっていますが同世帯の会員を登録することで数値が変わってきます。

注意事項

統計_年代別については、生年月日から年齢を計算処理させ、更に年代別に分けるよう計算処理させているためご利用されるパソコンの処理能力によっては表示まで時間がかかる場合があります。

特定商取引の表示

販売事業者

ワンスポット鹿児島

販売責任者

鎌田貴幸

所在地

〒890-0034

鹿児島県鹿児島市田上8-13-68

代表電話

099-800-1606

E-mail

office@onespot.jp

取り扱い商品

デジタルコンテンツ

商品以外の費用

銀行振込の際はお振込み手数料

消費税の表示

商品代金+消費税10%の価格を明記

消申し込みの有効期限

サンプルからライセンス取得までの有効期限は無し

引き渡し時期

サンプルダウンロード後直後からご利用できます。

返品期限

ライセンス取得後は商品の性質上返品はありません。

不良品

サンプルデーターにてお試しできます為不良品であると判断された場合はライセンスの取得はしないでください。「sample」アカウントで50名まではお試しできますので50名以降のライセンス取得後は不良品の受付はできません。

デベロッパー情報

ワンスポット鹿児島 代表 鎌田貴幸
〒890-0034
鹿児島県鹿児島市田上8-13-68
E-mail office@onespot.jp

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2019年7月3日の土砂災害をきっかけに町内会で活動した報告から日常をブログ化しています。
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現在NPO法人として審査中です。本格的に活動開始は4月以降になりそうです。
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